MENU

functieprofielen

Een VvE­-bestuurder is een mede­-eigenaar binnen het gebouw, die op vrijwillige basis namens álle eigenaren in de VvE intern en extern aanspreekpunt is, planmatig onderhoud helpt voorbereiden, de (financiële) middelen van de VvE beheert, (begrote) uitgaven beoordeelt en accordeert, ledenvergaderingen voorbereidt, de gezamenlijke belangen behartigt en de reglementen handhaaft.

Elke bestuurder wordt door de ledenvergadering voor onbepaalde tijd benoemd. De geldende reglementen (o.a. splitsingsakte en modelreglement) en de wet (o.a. Wetboek 5, titel 9) beschrijven de bevoegdheden en rechten van de VvE-­bestuurder. Zo is elke VvE-bestuurder in beginsel (tenzij anders in de akte bepaald) zelfstandig bevoegd om namens de VvE te handelen. Dit recht is overigens niet onbeperkt, want de bestuurder dient wel altijd te handelen binnen de laatst vastgestelde begroting en binnen de verstrekte mandaten uit de ledenvergadering. Het hoogste orgaan van de VvE blijft dus altijd de ledenvergadering en uitgaven uit het reservefonds moeten door de gezamenlijke leden geaccordeerd worden.

Aan welke eigenschappen moet een VvE-­bestuurder allemaal voldoen? Dat valt reuze mee! Iedereen meteen zakelijke instelling, gezond verstand en een goed beeld van gemeenschappelijke versus en privé-­belangen kan een doelmatig bestuurder zijn.

Idealiter wordt er een oneven aantal bestuurders door de leden benoemd, liefst minimaal drie. De benoemde bestuurders verdelen onderling de functies van voorzitter, penningmeester en secretaris. Dat kan eventueel roulerend. De bevoegdheden en rechten blijven voor elke bestuurder gelijk en deze functies moeten vooral gezien worden als een leidraad voor een inzichtelijke en algemeen aanvaarde taakverdeling.

Wat is dan de ‘voorzitter van de vergadering’? De voorzitter van de vergadering is een aparte functie binnen de VvE. De voorzitter van de vergadering zit de ledenvergadering voor. Dit kan de voorzitter van het bestuur of een ander bestuurslid zijn (en vaak is dat ook zo), maar dat hoeft niet. De voorzitter van de vergadering wordt apart op elke ledenvergadering opnieuw uit de aanwezigen (soms verplicht uit enkel de leden) benoemd en de aldus benoemde persoon leidt de vergadering, bewaakt de orde en ziet toe op de geldende regels en procedures rondom een VvE-ledenvergadering. De voorzitter van de vergadering is dus geen formele VvE­-bestuurder (wel een VvE-­functionaris, net zoals de leden van de kascommissie en de technische commissie).

Het bestuur bekommert zich uitsluitend om de rechtspersoon Vereniging van Eigenaren, teneinde de gemeenschappelijke zaken en delen van het gebouw in stand te houden op een wijze zoals die reglementair en wettelijk is bedoeld (dat komt in principe neer op het onderhouden van het gebouw). Het is daarentegen geen bestuurstaak om belangen van individuele leden te behartigen. Het privé­-gedeelte maakt immers geen deel uit van die gezamenlijke zaken en delen van het gebouw. Een VvE is dus geen service-­organisatie voor haar leden (kan wel bepaalde zaken faciliteren, denk aan een collectieve stookinstallatie), maar dient enkel een helder omschreven en op zichzelf staand doel: een verantwoorde instandhouding van de gezamenlijke zaken en delen van het gebouw. Het individuele belang van een enkele eigenaar kan soms op gespannen voet staan met het gezamenlijke belang van de gehele VvE. Als de bestuurder zich hiervan goed bewust is, bestaat er een prima uitgangspositie om de VvE effectief en efficiënt te besturen!

Wat zijn gedurende het jaar zoal de taken en verantwoordelijkheden van een bestuurslid?

• Aanspreekpunt voor VvE-­leden, leveranciers van de VvE en ‘de buitenwereld’;
• Toezien op de nakoming van contractuele afspraken met leveranciers;
• Aangaan, wijzigen en beëindigen van overeenkomsten met leveranciers;
• Accorderen van inkoopfacturen van de VvE;
• Beheren van spaargeld;
• Handhaven van splitsingsakte, modelreglement en Huishoudelijk Reglement (HR);
• Voorbereiden van de jaarlijkse ledenvergadering (samen met de beheerder);
• Voorbereiden van periodiek planmatig groot onderhoud (samen met de beheerder);
• Activeren c.q. interesseren van de overige leden voor de gemeenschap van eigenaren;
• Periodiek bestuursoverleg met de overige bestuursleden en/of VvE-­functionarissen.

U ziet, dat valt in feite wel mee. Immers, veel zaken zullen zich ad hoc voordoen en spelen niet permanent. Sommige zaken spelen slechts één keer in de zoveel jaar of nog minder vaak. Veel vooral operationele taken heeft u bovendien uitbesteed aan uw beheerder.

In de functiescheiding tussen bestuur en beheerder geldt de vuistregel dat de beheerder opereert binnen de geldende overeenkomsten en uitvoerend optreedt binnen de gestelde kaders. Het bestuur is vertegenwoordigend en beslissingsbevoegd in de (contractuele, financiële) relatie met andere partijen (meestal leveranciers). Als er in de bestaande ‘contactuele orde’ van de VvE weinig wijzigingen plaatsvinden en nodig zijn, is er voor het bestuur ook geen grote inspanning nodig. In de regel zal gelden dat de beheerder conform het uitbestede takenpakket veel operationele zaken binnen die lopende overeenkomsten uit handen neemt. Het bestuur is echter altijd rechtsgeldig vertegenwoordigend, formeel beslissend (binnen de kaders van de vergaderbesluiten), eindverantwoordelijk en heeft in die rol dus het primaat over hetgeen er binnen de VvE moet gebeuren.