De vergadering van eigenaars is het hoogste orgaan van de VvE en beslist bij (gekwalificeerde) meerderheid over zaken die de VvE aangaan, zoals (planmatig) onderhoud, de begroting (en daaruit volgend de periodieke VvE-bijdrage), de jaarrekening, de bestuursleden (ofwel de samenstelling van het bestuur), het Huishoudelijk Reglement (HR), wijziging van de geldende splitsingsakte etc.

Vergadering van Eigenaars

Jaarlijks vergaderen voor VvE’s verplicht

Een VvE moet reglementair binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar een vergadering van eigenaars houden. Deze vergadering van eigenaars wordt ook wel de jaarvergadering of ledenvergadering genoemd. Het VvE bestuur bereidt de vergadering voor en bepaalt een vergaderdatum. De meeste VvE’s vergaderen in de periode maart t/m mei van het opvolgende jaar (boekjaar en kalenderjaar lopen voor veruit de meeste VvE’s synchroon). De ledenvergadering is het hoogste orgaan van de VvE en dat orgaan neemt dan ook veruit de meeste en belangrijkste (financiële) beslissingen inzake het gebouw en de vereniging als organisatievorm.

De eisen aan de vergaderoproep

De VvE-leden dienen voorafgaand aan de jaarvergadering een vergaderoproep met vergaderagenda toegezonden te krijgen. Er gelden verplichte oproeptermijnen tussen het verzenden van de vergaderoproep en de daadwerkelijke vergaderdatum. De oproeptermijn die voor de VvE van toepassing is staat beschreven in de splitsingsakte en/of het geldende modelreglement. In de vergaderoproep staan de vergaderdatum, de vergaderlocatie en het vergadertijdstip vermeld. Daarnaast bevat de vergaderoproep altijd een vergaderagenda met daarop de te bespreken onderwerpen en de onderwerpen voor besluitvorming. Van belang is te weten dat er in een vergadering van eigenaars géén besluiten genomen mogen worden over onderwerpen die niet op de agenda staan – dergelijke besluiten zijn vernietigbaar. Het is dus essentieel om vooraf goed te bepalen over welke onderwerpen de vergadering van eigenaars in elk geval een besluit moet nemen en om deze onderwerpen op de agenda te plaatsen.  De oproep voor de VvE-vergadering wordt ook wel convocatie genoemd.

Vaste onderwerpen tijdens de jaarvergadering

In de jaarvergadering wordt – normaal gesproken – in elk geval de jaarrekening van het afgelopen boekjaar besproken en vastgesteld. Een ander vast onderdeel is het verlenen van decharge aan het bestuur voor het gevoerde financiële beleid. Ook worden er tijdens de jaarvergadering besluiten inzake planmatig c.q. groot onderhoud genomen. Planmatig onderhoud wordt in principe namelijk altijd uit de reserves bekostigd en alleen de vergadering van eigenaars kan reglementair gezien beslissen over uitgaven uit het reservefonds van de VvE. Eventueel kan – als de jaarcijfers of andere ontwikkelingen daar aanleiding toe geven – ook een nieuwe VvE begroting worden vastgesteld. Verder worden in de jaarvergadering de leden van de kascommissie benoemd dan wel herbenoemd en kunnen bestuurders worden ‘ontslagen’ of benoemd. Al deze onderwerpen horen dus in de vergaderagenda vermeld te staan.